فایل مقالات شفاهی و بنر پوسترها (در اندازه یک متر ارتفاع و ۷۰ سانتیمتر عرض) باید منطبق بر تمپلیت ارائه شده (فایل‌های موردنیاز در سمت راست صفحه اصلی سایت) آماده و در روز همایش تحویل داده شوند.
ضمن عرض تبریک به نویسندگان عزیزی که مقالات انها مورد پذیرش واقع شده است، به اطلاع می‌رساند فایل پاورپوینت مقالات سخنرانی (که دقیقا باید منطبق بر تمپلیت و دستورالعمل داده شده آماده شوند-به بخش فایل‌های موردنیاز در سمت راست صفحه اصلی سایت مراجعه کنید) باید حداقل یک ساعت قبل از زمان ارائه به مسئول سالن مربوطه داده شود.
همچنین بنر مقالات پوستری (که دقیقا باید منطبق بر تمپلیت و دستورالعمل داده شده آماده شوند - ابعاد: ارتفاع یک متر و عرض ۷۰ سانتیمتر) باید صبح روز سه شنبه ۱۸ اردیبهشت ماه پس از پذیرش و هماهنگی با مسئولین میز پذیرش همایش، توسط نویسنده مقاله در جایگاه‌های تعبیه شده در این خصوص نصب گردد.
دبیرخانه همایش به مقالات سخنرانی که اراپه نگردد یا مقالات پوستری که پوستر آنها نصب نشده و داوری نشده است، گواهی ارائه مقاله نخواهد داد. 